Cómo Deducir el Uso Empresarial de un Vehículo Personal en los Gastos de tu Corporación en Canada

Cuando usas un vehículo personal para fines empresariales, tu corporación puede deducir los gastos relacionados con el uso empresarial del vehículo. Esta guía te ayudará a comprender los pasos necesarios para reclamar estas deducciones de manera precisa, cumpliendo con las regulaciones fiscales y maximizando la eficiencia fiscal de tu corporación.

1. Determinar el Porcentaje de Uso Empresarial

Para comenzar, debes llevar un registro detallado de los kilómetros totales recorridos tanto para uso empresarial como personal durante un período específico (normalmente un año). Mantén un cuaderno de registro detallado anotando la fecha, el destino, el propósito y la distancia recorrida en cada viaje de negocios.

Ejemplo:

• Kilómetros totales recorridos en un año: 20,000 km
• Kilómetros recorridos para fines empresariales: 8,000 km
• Porcentaje de uso empresarial: (8,000 km / 20,000 km) * 100 = 40%

2. Calcular los Gastos del Vehículo Elegibles

Puedes reclamar el porcentaje de uso empresarial de los gastos totales del vehículo. Los gastos elegibles incluyen:

• Combustible y aceite
• Mantenimiento y reparaciones
• Seguro
• Tarifas de licencia y registro
• Depreciación (Asignación de Costo de Capital - CCA)
• Intereses del préstamo (si corresponde)
• Costos de arrendamiento (si corresponde)
• Tarifas de estacionamiento (si corresponde)

3. Reembolso por la Corporación

La corporación puede reembolsarte por el uso empresarial del vehículo. Este reembolso puede basarse en los gastos reales o en una tarifa por kilómetro razonable establecida por la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA).

Uso de Gastos Reales: Calcula los gastos anuales totales del vehículo y aplica el porcentaje de uso empresarial.

Ejemplo:

• Gastos anuales totales del vehículo: $6,000
• Porcentaje de uso empresarial: 40%
• Monto reembolsable: $6,000 * 40% = $2,400

La corporación te reembolsa $2,400, que se deducen como un gasto de vehículo en los estados financieros de la corporación.

Uso de la Tarifa por Kilómetro de la CRA: La CRA establece una tarifa por kilómetro para el uso empresarial de vehículos personales. Por ejemplo, en 2023, las tarifas son:

• 68¢ por kilómetro para los primeros 5,000 kilómetros
• 62¢ por kilómetro para cada kilómetro adicional

Ejemplo:

• Kilómetros recorridos para negocios: 8,000 km
• Reembolso: (5,000 km * $0.68) + (3,000 km * $0.62) = $3,740

La corporación te reembolsa $3,740, que se deducen como un gasto de vehículo en los estados financieros de la corporación.

4. Mantenimiento de Registros

Mantén registros detallados, incluyendo:

• Un cuaderno de registro de viajes empresariales
• Recibos y facturas de todos los gastos del vehículo
• Solicitudes de reembolso y pagos

5. Requisitos de Presentación

Asegúrate de que la corporación informe correctamente los gastos del vehículo y los reembolsos en sus registros financieros y declaraciones de impuestos. Si se utiliza la tarifa por kilómetro, el reembolso es una deducción directa. Si se utilizan gastos reales, la documentación detallada es esencial para justificar el porcentaje de uso empresarial.

Ejemplo de Implementación:

Paso 1: Cuaderno de Registro Mantén un cuaderno de registro y determina que el 40% de los kilómetros recorridos son para negocios.

Paso 2: Calcular Gastos Gastos totales del vehículo: $6,000

Paso 3: Reembolso La corporación te reembolsa $2,400 (40% de $6,000).

Paso 4: Mantenimiento de Registros Guarda todos los recibos, cuadernos de registro y registros de reembolso.

Paso 5: Informes La corporación deduce el reembolso de $2,400 como un gasto de vehículo en sus estados financieros y declaración de impuestos.

Conclusión

Siguiendo estos pasos, puedes reclamar de manera precisa las deducciones por el uso empresarial de un vehículo personal, asegurando el cumplimiento con los requisitos de la CRA y maximizando la eficiencia fiscal de tu corporación. La documentación adecuada y la revisión regular de tus registros son esenciales para mantener reclamos de gastos precisos y conformes.