Guía para contratistas independientes y trabajadores autónomos sobre el formulario T2125

En Canadá, un contratista independiente es una persona autónoma (sole proprietor o self employed) que ofrece servicios a clientes bajo términos especificados en un contrato o acuerdo. A diferencia de los empleados, los contratistas operan sus propios negocios, tienen control sobre cómo y cuándo se completa el trabajo, y son responsables de sus propios impuestos y beneficios.

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Obligaciones fiscales para contratistas independientes

Como contratista independiente, eres responsable de:

1. Declaración de ingresos: Todos los ingresos obtenidos por tus servicios deben ser reportados a la Canada Revenue Agency (CRA).​

2. Recepción de T4A Slips: Los clientes que te paguen más de $500 en un año calendario están obligados a emitir un T4A slip, detallando los ingresos pagados. Sin embargo, incluso si no recibes un T4A slip, aún estás obligado a reportar todos los ingresos obtenidos.​

   • La base legal se encuentra en el Income Tax Act (ITA), específicamente en la Sección 3(a) y la Sección 5(1), que establecen la obligación de incluir todos los ingresos de todas las fuentes al calcular el ingreso imponible:​

     ITA – Sección 3(a):

     "El ingreso de un contribuyente para un año fiscal, a los efectos de esta Parte, es el ingreso del contribuyente para el año de todas las fuentes, y se calculará determinando el total de todos los montos, cada uno de los cuales es el ingreso del contribuyente para el año..."

     ITA – Sección 5(1):

     "Sujeto a esta Parte, el ingreso de un contribuyente para un año fiscal proveniente de un cargo o empleo es el salario, los sueldos y otras remuneraciones, incluidas las gratificaciones, recibidas por el contribuyente en el año."

3. Presentación de impuestos utilizando el Formulario T2125: Para reportar tus ingresos de negocio o profesionales y los gastos relacionados, debes completar el Form T2125, Statement of Business or Professional Activities, y enviarlo junto con tu declaración de impuestos personal (T1).

Cómo completar el Formulario T2125

El Formulario T2125 ayuda a calcular tus ingresos brutos y netos detallando tus fuentes de ingresos y gastos deducibles. Las secciones clave incluyen:

• Parte 1: Identificación e información del negocio: Aquí se solicita tu información personal, incluyendo el nombre del negocio y número, número de seguro social, dirección, tu nombre, número de negocio de la CRA (GST/HST), entre otros. Puedes dejar algunas partes en blanco si no tienes un negocio registrado. La información sobre asociaciones solo aparece si indicas que el negocio es una sociedad, en lugar de una propiedad única. La mayoría de los trabajadores autónomos utilizan un año fiscal que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre. También describirás tu producto o servicio principal, elegirás tu código de industria e indicarás si utilizas el método contable de cash o accrual. (para mas informacion ve cash or accrual). 

• Parte 2: Actividades comerciales en Internet: Si obtienes ingresos a través de sitios web o plataformas en línea—como vender productos a través de Shopify, Etsy, u ofrecer servicios en plataformas freelance—debes informar cuántos sitios web generan ingresos, las principales URLs y qué porcentaje de tus ingresos proviene de Internet. Es importante rastrear tus ganancias en línea por separado, especialmente si tu negocio es híbrido (tanto físico como en línea).
  

• Parte 3A-C: Ingresos: Esta sección se divide en dos subsecciones: la Parte 3A es para ingresos de negocio, y la Parte 3B es para ingresos profesionales. Solo completas una de estas a menos que tengas ambos tipos de trabajo, en cuyo caso completas formularios T2125 separados. Aquí reportas tus ventas brutas totales o tarifas, incluyendo cualquier GST/HST que hayas recaudado. También restas cualquier devolución aplicable, descuentos y GST/HST para calcular tu ingreso neto real de ventas o servicios. Si estás utilizando el Quick Method para GST/HST, también registrarás ciertos cálculos que ajustan las tasas de remesas gubernamentales.
  
  

  Después de calcular tus ingresos, la Parte 3C es una sección de resumen que combina los ingresos ajustados de la Parte 3A o 3B e incluye otros ingresos como asistencia gubernamental o subvenciones. El total de esta sección se convierte en tu ingreso bruto de negocio o profesional.

  

   

  Si vendes bienes físicos, debes completar la Parte 3D, que se centra en calcular tu cost of goods sold (COGS). Esto incluye el valor de tu inventario inicial y final, compras de materias primas o productos para reventa, mano de obra directa o costos de subcontratación, y otros costos relacionados con la producción. El propósito es determinar tu ganancia bruta restando el COGS de tus ingresos.

  

• Part 4: Net Income (Loss) Before Adjustments: 

  Utiliza esta sección para reportar tu ganancia bruta (gross profit) y tus gastos (expenses). Estás obligado a mantener registros de tus ingresos y gastos, pero puede que no los tengas si no sabías que estabas operando un negocio. Si no tienes buenos registros, debes ser conservador en tus estimaciones de ingresos y solo reclamar gastos que puedas respaldar con recibos (los estados de cuenta de la tarjeta de crédito no son suficientes).

  Los gastos incluyen:

  • publicidad (advertising),

  • comidas y entretenimiento (meals and entertainment),

  • suministros de oficina (office supplies),

  • seguros (insurance, no incluye el seguro del auto, que normalmente va en el Chart A – Motor Vehicle Expenses),

  • honorarios profesionales (professional fees, como servicios de contabilidad o legales),

  • renta (rent, no incluye servicios de tu residencia principal, esos van en la Parte 7 – Cálculo de gastos por uso del hogar para negocios),

  • servicios públicos (utilities, también van en la Parte 7 si son de tu residencia principal),

  • viajes (travel), y

  • gastos de vehículo (vehicle expenses).

  No todos los gastos son totalmente deducibles—por ejemplo, solo se permite deducir el 50% de los gastos por comidas y entretenimiento. También puedes reclamar depreciación de tus activos mediante lo que se llama Capital Cost Allowance (CCA), que se calcula en una sección posterior.

  Es crucial incluir solo la parte del gasto que corresponde al uso comercial y mantener recibos y documentación precisos.

  
  

• Part 5: Your Net Income (loss): Comienzas con el ingreso neto de la Parte 4 y realizas ajustes adicionales si formas parte de una sociedad (partnership), como aplicar tu parte proporcional de los ingresos de la sociedad o reportar cualquier reembolso de GST/HST recibido. Si trabajas desde casa, aquí también incluirás la deducción por uso del hogar con fines comerciales, la cual se calcula en la Parte 7. El resultado es tu ingreso neto final del negocio, que luego transfieres a tu declaración de impuestos personal (T1).

  

• Part 6 – Other amounts deductible from your share of net partnership income (loss): Si no formas parte de una sociedad (partnership), puedes dejar esta sección en blanco. Si eres socio en una sociedad y tuviste gastos de negocio que no fueron reembolsados por la sociedad, la Parte 6 es donde debes reclamar esos gastos no reembolsados. Esto asegura que no pagues impuestos sobre ingresos que fueron parcialmente compensados por tus propios aportes.

• Part 7: Calculating business-use-of-home expenses: Esta parte está dedicada al cálculo de los gastos por uso del hogar con fines comerciales. Si trabajas desde casa, puedes deducir una porción de los gastos de tu vivienda, como calefacción, electricidad, renta o intereses hipotecarios, impuestos a la propiedad, seguros y mantenimiento. El monto que puedes reclamar se basa en el porcentaje del hogar utilizado para el negocio. Por ejemplo, si tu oficina en casa ocupa el 10% de la superficie total de tu vivienda, puedes deducir el 10% de estos gastos elegibles. Esta sección también incluye la Capital Cost Allowance (CCA) relacionada con el espacio de la oficina en casa, pero solo la parte correspondiente al uso comercial.
  
  
• Part 8: Details of other partners: Si no formas parte de una sociedad (partnership), puedes dejar esta sección en blanco. Si compartes el negocio con otras personas pero no estás presentando una declaración formal de sociedad, la Parte 8 te solicita que indiques los nombres, direcciones y porcentajes de participación de tus socios comerciales.
•  Part 9  Details of equity: Si no formas parte de una sociedad (partnership), puedes dejar esta sección en blanco. Esta parte ofrece una visión general de la situación financiera del negocio, mostrando el monto de los pasivos, las aportaciones de capital realizadas durante el año, y cualquier retiro personal que se haya hecho del negocio.
  
  

CCA And Dispositions
The following sections, titled Areas A to G, are technical sections for calculating tax depreciation (CCA) on business assets. These include vehicles, office equipment, computers, buildings, and tools. You list each asset in the appropriate class (see CCA Classes), report its purchase cost, calculate depreciation, and deduct the eligible amount. Some assets are eligible for immediate expensing (see Immediate expensing eligibility) or accelerated write-offs under CRA rules (see Accelerated investment Incentive). Keep in mind that you can only depreciate the business-use portion of each asset.

Chart A - Motor Vehicle Expenses

Chart B - Available interest expense for passenger vehicles and zero-emission passenger vehicles

Este gráfico se utiliza para calcular cuánto interés de un préstamo para automóvil puedes deducir si usaste el vehículo con fines comerciales. Existe una deducción máxima permitida, la cual se calcula en función del número de días de tu año fiscal.

Campos clave en el Gráfico B:

Línea 17: Total de intereses pagados o por pagar del préstamo para automóvil.

Línea 18: Fórmula de la CRA:
$350 ÷ 30 × número de días que el vehículo estuvo financiado.

Línea 19: Deduce el menor valor entre la Línea 17 y la Línea 18.

📌 Consejo: Conserva tu contrato de préstamo del vehículo y los estados de intereses emitidos por tu prestamista.

Chart C – Eligible Leasing Cost for Passenger Vehicles

Si arrendaste tu vehículo, este gráfico calcula la porción del arrendamiento que es elegible para deducción. La CRA impone límites a la deducción del arrendamiento dependiendo del costo o valor del vehículo.

Campos clave en el Gráfico C:

Línea 20: Pagos de arrendamiento realizados durante este año.
Línea 21: Pagos de arrendamiento de años anteriores (si el arrendamiento comenzó antes)
Línea 22: Número total de días arrendados.
Línea 23: Precio de lista del fabricante del vehículo.
Líneas 24–28: Cálculos de la CRA para limitar el monto deducible según los umbrales máximos (por ejemplo, $43,529 + impuestos en 2024).

📌 Consejo: No puedes deducir más allá de los límites establecidos por la CRA, incluso si tus pagos reales de arrendamiento fueron mayores.

Para vehículos comprados después de 2023, el interés máximo reclamable es de $350 al mes, prorrateado.

Example T2125:

Business Info:
Name: Alex Rivera
Business Name: Rivera Web Creations
Industry Code: 541510 (Computer Systems Design)
Fiscal Year: Jan 1, 2025 to Dec 31, 2025
Accounting Method: Accrual

Income (Part 3A):
Proyecto de diseño web para Client A: $2,000
Servicios de consultoría para Client B: $1,500
Total Gross Income: $3,500

Expenses (Part 4):
Office Supplies (tinta, papel): $45
Travel (Uber a reunión con cliente): $30
Advertising (campaña de Google Ads): $100
Total Expenses: $175

Net Income (Before Adjustments):
$3,500 - $175 = $3,325

No se aplicaron partnership, capital cost allowance, ni home office expense en este ejemplo.

Net Income (Part 5):
Final net income a declarar en la Line 13500: $3,325

Presentación de tus impuestos

Como trabajador autónomo (self-employed), tu declaración de impuestos debe presentarse a más tardar el 15 de junio. Sin embargo, cualquier impuesto adeudado debe pagarse antes del 30 de abril para evitar cargos por intereses. Puedes presentar tu declaración electrónicamente usando NETFILE o a través de un preparador de impuestos profesional.