Cómo Registrar y Reclamar Gastos de Vehículos en Canadá para Autónomo (Self-Employed)

Si eres autónomo o propietario de una pequeña empresa en Canadá, es probable que utilices un vehículo para realizar tus actividades comerciales. ¿Sabías que puedes reclamar los gastos relacionados con tu vehículo como una deducción fiscal legítima? Aquí tienes una guía completa sobre cómo manejar y reclamar gastos de vehículos en Canadá.

Uso Comercial de un Vehículo Motorizado:

• Puedes reclamar los gastos incurridos al usar un vehículo motorizado con fines comerciales.

• Para calcular la cantidad deducible, completa “Tabla A - Gastos de Vehículos Motorizados” en el Formulario T2125, Declaración de Actividades Empresariales o Profesionales.

• Si eres socio de una sociedad comercial y utilizas tu vehículo personal con fines comerciales, puedes reclamar esos gastos en la Línea 9943 completando la Parte 5 del Formulario T2125.

• Lleva un registro tanto de los kilómetros totales conducidos como de los kilómetros específicamente conducidos para generar ingresos.

Cálculo de los Gastos de Vehículos Motorizados:

• Si usas un vehículo tanto para fines comerciales como personales, deduce solo la parte de los gastos relacionados con los ingresos comerciales.

• Puedes deducir completamente las tarifas de estacionamiento relacionadas con actividades comerciales y el seguro comercial adicional.

• El uso comercial en actividades agrícolas incluye viajes para suministros y equipos.

• El uso comercial en actividades pesqueras incluye viajes para suministros y entregas de pescado.

Métodos recomendados por el CRA

Para reclamar gastos de vehículos en Canadá, especialmente para fines comerciales, debes mantener un registro meticuloso de kilometraje. Aquí están los pasos clave y los métodos:

1. Método del Libro de Registro Completo:

   • Mejor Evidencia: Lleva un registro preciso de viajes comerciales durante todo el año.

   • Para cada viaje de negocios, registra:

     • Fecha

     • Destino

     • Propósito

     • Número de kilómetros recorridos

   • Anota la lectura del odómetro de tu vehículo al comienzo y al final del período fiscal.

   • Si cambias de vehículo durante el año, anota las fechas y las lecturas del odómetro para la compra, venta o intercambio del vehículo.

   • Utiliza este detallado libro de registro para calcular tus gastos deducibles de vehículos motorizados .

2. Método Simplificado del Libro de Registro:

   • Establece el uso comercial de un año base manteniendo un libro de registro completo durante un año completo.

   • Después del año base, utiliza un libro de registro de muestra de tres meses para estimar el uso comercial durante todo el año (dentro del 10% de los resultados del año base).

   • Calcula el uso comercial multiplicando el uso comercial del año base por la proporción del período de muestra al período del año base.

   • Asegúrate de que el uso del año base siga siendo representativo del uso normal.

Recibos y Facturas:

• Guarda todos los recibos y facturas (electrónicamente o físicamente) de los gastos relacionados con el automóvil incurridos durante el año

• Los tipos de gastos que puedes reclamar incluyen:

  • Tarifas de licencia y registro

  • Costos de combustible y aceite

  • Reparaciones y mantenimiento

  • Seguro

  • Intereses de préstamos para vehículos

  • Tarifas de estacionamiento relacionadas con actividades comerciales

  • Seguro comercial complementario.

Aplicaciones de Seguimiento de Kilometraje:

• Utiliza aplicaciones de seguimiento de kilometraje para simplificar el proceso:

  • Quickbooks Self-Employed: además de ayudarte con tus libros de contabilidad tiene una función para acabar el uso personal y el uso comercial de tus viajes

  • MileIQ: Realiza un seguimiento automático de los viajes comerciales y permite clasificarlos fácilmente como comerciales o personales.

  • Otras opciones incluyen TripLog, Hurdlr, Everlance y MileageWise.

• Estas aplicaciones te ayudan a registrar tus viajes, clasificarlos y generar informes precisos para fines fiscales.

• Ejemplo de Cálculo:

  • Supongamos que Andrea es dueña de una camioneta utilizada con fines comerciales.

  • Condujo 27,000 kilómetros para generar ingresos comerciales de un total de 30,000 kilómetros.

  • Los gastos de su camioneta incluyen gasolina, aceite, reparaciones, mantenimiento, seguro e intereses del préstamo para comprar la camioneta, con un total de $7,000.

  • El monto deducible de Andrea para el año fiscal es:

    • (27,000 km/ 30,000km x $7,000 = $6,300)

  • Si Andrea tiene ingresos comerciales o profesionales, puede reclamar esta cantidad en la Línea 9281 del Formulario T2125.

Recuerda mantener registros detallados y recibos para respaldar tus reclamaciones. 🚗💼

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Recuerda, reclamar adecuadamente tus gastos de vehículos puede marcar una gran diferencia en tus impuestos, así que asegúrate de no dejar dinero sobre la mesa. ¡Esperamos poder ayudarte en tu viaje hacia el éxito empresarial!